Smena is a service of ИП ХАН, an individual entrepreneur registered in Almaty, Republic of Kazakhstan (“we”, “us”). Contact: contact@smena.cc, +7 778 912 46 24.
2. What this policy covers
This policy explains how we process personal data when:
you message a business that uses Smena on WhatsApp;
you work for such a business and use our Telegram control bot;
you visit this website.
It is issued in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan “On Personal Data and Their Protection” and applies alongside WhatsApp’s own terms and privacy policy.
3. Our role
When you message a Client, the Client is the owner of your personal data and decides why it is processed. We process it on the Client’s behalf and according to its instructions. For data about Client staff who use our control bot, and about visitors of this website, we decide how the data is processed.
4. Data we process
When you message a Client
your WhatsApp phone number and profile name;
the content of your messages: text, photos, documents such as payment receipts, and locations you share;
details you choose to give: your name, city, product preferences and order details;
message times and delivery status.
When you send a payment receipt
We read the amount, date, recipient and receipt number, and may check the receipt number or QR code on the payment provider’s public verification page. We do not receive card numbers, account balances or banking credentials, and the consultant never asks for them.
Client staff
Name, Telegram user ID and username, role, city, and the commands sent to our control bot.
Website visitors
Standard server logs: IP address, time, requested page and browser type. This website uses no cookies, analytics or third-party trackers and loads no external resources.
5. Why we process it
to answer your questions on the Client’s behalf: product consultations, store locations, product videos and deposit instructions;
to check a payment receipt you send before the Client’s managers confirm it;
to pass a summary of your request to the Client’s managers and prepare their daily brief;
to operate, secure and fix the service, including reviewing conversations to improve the quality of answers;
to meet legal obligations.
We do not sell personal data, use it for advertising or use it to train our own AI models.
We process your data on the basis of your consent, which you give by continuing the conversation after being informed of this policy, and in other cases permitted by law. You can withdraw your consent at any time.
6. The AI consultant
Replies are generated automatically by an artificial intelligence system. The consultant tells you it is an AI and never presents itself as a person. It does not make binding decisions: prices, availability, order terms and deposit confirmation are finalized by the Client’s managers. A receipt check by the consultant is preliminary.
7. Who receives your data
The Client and its managers, who receive a summary of your request.
Meta Platforms, which operates WhatsApp and the WhatsApp Business Platform through which messages are delivered. Meta’s processing is governed by WhatsApp’s terms and privacy policy.
AI model providers, which process message content to generate replies. We only use providers whose terms do not allow them to use this content to train their models.
Our hosting provider, which runs our servers.
Telegram, which delivers notifications and daily briefs to the Client’s managers.
Workspace tools a Client chooses for its request records, such as spreadsheets or a CRM.
The payment provider’s public receipt verification page, which receives only the receipt identifier.
Government authorities, where the law requires it.
8. Where data is stored
Our database is hosted in: Kazakhstan. Some of the providers listed above, including Meta, AI model providers and Telegram, process data on servers outside Kazakhstan. We transfer data abroad only to the extent needed to provide the service and in the manner permitted by law.
9. How long we keep it
Conversations and receipts: up to 90 days after your last message, then deleted, unless we need them longer to resolve a dispute or the law requires it.
Request summaries passed to a Client: kept by the Client under its own rules.
Client staff data: while the Client uses the service, plus 30 days.
Server logs: up to 30 days.
10. How we protect it
Only people who need access to run the service have it. Data travels over encrypted connections (HTTPS), incoming WhatsApp events are checked for authenticity, and access keys are stored separately from our code. No system is perfectly secure. If a breach affects your data, we will inform the Client and, where the law requires, you and the authorized body.
11. Your rights
Under the laws of Kazakhstan, you can learn whether we process your data and get a copy of it; ask us to correct, block or delete it; withdraw your consent; and complain to the authorized body for personal data protection or to a court.
To use these rights, write to contact@smena.cc or follow the steps on the Data deletion page. We may ask you to confirm that the WhatsApp number is yours. If your request concerns data held by a Client, we will forward it to the Client.
12. Children
The service is intended for adults. If you are under 18, please ask a parent or legal guardian to contact the business for you.
13. Changes
We may update this policy. The date at the top shows the current version, and we will announce significant changes on this page.
Smena — сервис ИП ХАН, индивидуального предпринимателя, зарегистрированного в г. Алматы, Республика Казахстан («мы»). Контакты: contact@smena.cc, +7 778 912 46 24.
2. Что регулирует эта политика
Политика объясняет, как мы обрабатываем персональные данные, когда:
вы пишете в WhatsApp компании, которая использует Smena;
вы работаете в такой компании и пользуетесь нашим управляющим Telegram-ботом;
вы посещаете этот сайт.
Политика составлена в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» и действует наряду с условиями и политикой конфиденциальности WhatsApp.
3. Наша роль
Когда вы пишете Клиенту, собственником ваших персональных данных является Клиент: он определяет цели их обработки. Мы обрабатываем данные от его имени и по его поручению. В отношении данных сотрудников Клиентов, которые пользуются управляющим ботом, и посетителей этого сайта порядок обработки определяем мы.
4. Какие данные мы обрабатываем
Когда вы пишете Клиенту
номер телефона и имя профиля WhatsApp;
содержание сообщений: текст, фотографии, документы, например чеки об оплате, и отправленные геолокации;
сведения, которые вы сообщаете сами: имя, город, пожелания к товару и детали заказа;
время сообщений и статус доставки.
Когда вы присылаете чек об оплате
Мы считываем сумму, дату, получателя и номер чека и можем проверить номер чека или QR-код на публичной странице проверки платёжного сервиса. Мы не получаем номера карт, остатки по счетам и данные для входа в банк, и консультант никогда их не запрашивает.
Сотрудники Клиентов
Имя, идентификатор и имя пользователя в Telegram, должность, город и команды, отправленные управляющему боту.
Посетители сайта
Стандартные журналы сервера: IP-адрес, время, запрошенная страница и тип браузера. Сайт не использует cookie, аналитику и сторонние трекеры и не загружает внешние ресурсы.
5. Цели обработки
отвечать на ваши вопросы от имени Клиента: консультации по товарам, адреса магазинов, видео о товарах и инструкции по внесению депозита;
предварительно проверять присланный вами чек до подтверждения менеджерами Клиента;
передавать краткое содержание вашего обращения менеджерам Клиента и готовить для них ежедневную сводку;
обеспечивать работу, безопасность и исправление сервиса, в том числе просматривать переписку для улучшения качества ответов;
исполнять требования законодательства.
Мы не продаём персональные данные, не используем их для рекламы и не обучаем на них собственные модели ИИ.
Мы обрабатываем ваши данные на основании вашего согласия, которое вы даёте, продолжая переписку после ознакомления с этой политикой, а также в иных случаях, предусмотренных законом. Вы можете отозвать согласие в любой момент.
6. ИИ-консультант
Ответы формируются автоматически системой искусственного интеллекта. Консультант сообщает, что он ИИ, и никогда не выдаёт себя за человека. Он не принимает обязывающих решений: цены, наличие, условия заказа и подтверждение депозита окончательно определяют менеджеры Клиента. Проверка чека консультантом является предварительной.
7. Кому передаются данные
Клиенту и его менеджерам, которые получают краткое содержание вашего обращения.
Meta Platforms — компании, которая управляет WhatsApp и платформой WhatsApp Business, через которую доставляются сообщения. Обработка данных компанией Meta регулируется условиями и политикой конфиденциальности WhatsApp.
Поставщикам моделей ИИ, которые обрабатывают содержание сообщений, чтобы сформировать ответ. Мы работаем только с поставщиками, условия которых запрещают использовать эти данные для обучения моделей.
Нашему хостинг-провайдеру, на серверах которого работает сервис.
Telegram — для доставки уведомлений и ежедневных сводок менеджерам Клиента.
Рабочим инструментам, которые Клиент выбирает для учёта обращений, например таблицам или CRM.
Публичной странице проверки чеков платёжного сервиса — ей передаётся только идентификатор чека.
Государственным органам — в случаях, предусмотренных законом.
8. Где хранятся данные
Местонахождение серверов с нашей базой данных: Казахстан. Некоторые из перечисленных поставщиков, включая Meta, поставщиков моделей ИИ и Telegram, обрабатывают данные на серверах за пределами Казахстана. Мы передаём данные за рубеж только в объёме, необходимом для работы сервиса, и в порядке, установленном законом.
9. Сроки хранения
Переписка и чеки: до 90 дней после вашего последнего сообщения, затем удаляются, если более длительное хранение не нужно для разрешения спора или не требуется законом.
Краткие содержания обращений, переданные Клиенту, хранятся у Клиента по его правилам.
Данные сотрудников Клиентов: пока Клиент пользуется сервисом и 30 дней после.
Журналы сервера: до 30 дней.
10. Защита данных
Доступ к данным есть только у тех, кому он нужен для работы сервиса. Данные передаются по зашифрованным соединениям (HTTPS), подлинность входящих событий WhatsApp проверяется, а ключи доступа хранятся отдельно от программного кода. Абсолютно защищённых систем не существует. Если утечка затронет ваши данные, мы сообщим Клиенту, а в случаях, предусмотренных законом, — вам и уполномоченному органу.
11. Ваши права
По законодательству Казахстана вы можете узнать, обрабатываем ли мы ваши данные, и получить их копию; потребовать исправить, заблокировать или удалить их; отозвать согласие; обжаловать наши действия в уполномоченном органе по защите персональных данных или в суде.
Чтобы воспользоваться этими правами, напишите на contact@smena.cc или следуйте инструкции на странице «Удаление данных». Мы можем попросить подтвердить, что номер WhatsApp принадлежит вам. Если запрос касается данных, которые хранятся у Клиента, мы передадим его Клиенту.
12. Дети
Сервис предназначен для совершеннолетних. Если вам нет 18 лет, попросите родителя или законного представителя связаться с компанией вместо вас.
13. Изменения
Мы можем обновлять эту политику. Дата вверху страницы указывает на актуальную версию; о существенных изменениях мы сообщим на этой странице.